わさっきhb

大学(教育研究)とか ,親馬鹿とか,和歌山とか,とか,とか.

書類の分別のために

 職場で,不要な書類を溜めないようにする試みを,行っています.
 書類は,「不要」で将来的に紐で括るべきもの,とりあえず残しておくべきもの,長期間にわたって保存すべきもの,そしてシュレッダーにかけるべきものに分かれます.
 それらを置く棚や,入れておく引き出しは,エアコン工事の前に整理によって多数,用意できたのですが,どこが必要なのか不要なのかを,「見える化」しようと思い立ちました.
 学生室のノートPCには,ラベルプリンタをつないでいます.そこで「不要」などを打ち出して,自室に戻って貼り付けることも,考えましたが,不要な書類,残しておくべき書類が,多くなって,置く場所の変更をするとなったときには,貼ったものを剥がす必要もあります.
 「不要」「一時保存」「長期保存」は,紙に書いてラミネート加工することにしました.ラミネーターは,学生室の棚にあります.もともとは2014年の学会開催で,会場内の案内を作るためのものでしたが,年1~2回くらいの頻度でラミネート加工を行っており,フィルムは最初に購入したものがまだ残っています.電源を入れて,加工できる状態になるまでに時間がかかる点には注意しつつ,難なく作成しました.
 「シュレッダー」は,まとめて通すわけにもいかないので,対象書類をクリアファイルに入れることとし,ラベルプリンタで「シュレッダー」を打ち出して,クリアファイルに貼り付けました.
 ついでに,自室の2台のPCと1台のプリンタについて,ホスト名とIPアドレスも,ラベルプリンタで打ち出してから,それぞれの本体に貼り付けました.
 これで「見える化」が完成した,めでたしめでたしと思ったところで,封書が届きました.中身は,「一時保存」と別にすべき,「未決」の内容でした.新たに「未決」と書いてラミネート加工するのも手間がかかるので,空いている(フタのない)箱に入れました.これはこれで,溜めないようにします.