複数人に同一内容の依頼をするときの手順を，書いてみました．
- 計画を書き出す
- 依頼する
- 返信を管理する
- 再アナウンスする
- 結果を整理する
- 後始末をする
計画を書き出す
自分の発想によるのか，もしくは何らかの依頼を受けて，複数人に同一内容の依頼をするとなったら，最初にパソコン上でフォルダを作ります．フォルダ名は「実施完了予定日-件名」の形式にします．実施完了予定日はYYYYMMDDの形式の8桁で，件名は日本語で書きます．
フォルダを開け，次にするのは，計画のメモ作りです．ファイル名は何でもいいのですが，「0000計画.txt」とすれば，他のファイルと間違われることはなく，またファイル一覧で比較的上位に来やすいと思います．
このテキストファイルの中で，次の2つの情報を整理します．
- 実施計画
- 依頼文案
そもそもなぜ，いきなり依頼するのではなく，フォルダや計画のファイルを作るのかですが，それは，誰に依頼をしてその中で誰から返信を受け取ったかを，適切に管理するためです．そもそも，依頼すれば誰もが応じてくれるものではありません．質問が来たときの対応や，期限までに返答がない場合の対策なども，必要です．
この点を考慮して，実施計画では，少なくとも以下の情報を取り決めておくべきでしょう．
- 実施目的
- 協力者と選定理由
- スケジュール（依頼日，返信期限，取りまとめ期限）
- 必要な回答数または回答率
この「取り決め」は，計画段階の自分と，実施中（返信待ち段階）の自分，そして作業終了時の自分との間の取り決めとなります．加えて，何かトラブルが起こったときや，実施の前のチェックとして，指導教員や上司などに一度見てもらうための元ネタとしても，役に立ちます．
実施計画では，howを除いて，重要なことを書き出します．howに関しては，どうしてもメモしておきたいことを除いて，依頼文案を書きながら検討するようにします．
実施計画を書いてから，次の点をチェックします．
- 目的は，確かに自分のしたいことか? 他の人から「何をしたいの?」と質問されて，きちんと答えることができるか?
- 協力者は適切か? 他の人から「なぜ自分が?」と質問されて，きちんと答えることができるか?
- 協力者のところに，適切な宛先（またはメールアドレス）が記載されているか?
- スケジュールは適切か? 依頼から返信期限までは無理のない日数になっていないか?
- 回答数・回答率は適切か?
依頼文案は，次のことを書きます．
- 依頼相手の名前，またはグループ+「各位」*1
- 依頼するに至る事情
- してもらうこと（howの部分）
- 期限
- 「よろしくお願いします」の結語
記載内容は，読んでもらう人に合わせます．まずは，敬語表現ですね．そのほか，コマンドを実行してもらう場合，そのコマンドを使い慣れている人，そのコマンドをおそらく使ったことのない人，そもそもコマンド実行環境がなじみでない人のそれぞれで，書き方が変わってきます*2．
期限の記述について，タイトな期限であれば「恐れ入りますが」を付けます．厳密でなければ，「〜日までにご連絡いただけると幸いです」という表現が使えます．いずれにせよ，「期限は〜日です」と書いたり，箇条書きの中に「期限：〜月〜日」と入れたりするのは，いかにも事務的で，読み手もカチンとくるかもしれません．
期限について補足をいくつか．上の段落では「〜日」と書きましたが，直後に「（月）」のように，曜日を添えましょう．また，日までの指定だと，「その次の日になる直前まで」すなわち23時59分59秒までと考える人もいますので，必要なら時刻指定も入れたいところです．
依頼文案を書いたら，次の点をチェックします．
- 依頼相手の名前や敬称に間違いはないか．複数挙げるとき，順序は適切か?
- 依頼を受けた者の立場で読んでみたとき，快く引き受けられる内容になっているか?
- 依頼を受けた者の立場で読んでみたとき，期限までに実施できる内容になっているか?
回答のための書面やファイルを作っておくほうが，回答がスムーズにでき，また取りまとめるあなたも管理しやすくなるかもしれません．ファイルフォーマットには，Word，Excel，フォーム付きPDFが考えられます．一長一短ですので，相手の立場で，一番良いのを選びましょう．
内容を練り上げ，これで十分となれば（依頼日を決めているなら，その日に），次の行動をします．
依頼する
上の準備がきちんとできていれば，送付するだけです．補足や回答用のファイルがあるときには，添付を忘れずに．
なのですが，不着の確認は，しておきたいところです．メール依頼の場合は，エラーメールが来たら，アドレスを見直して対処します．
絶対に読んでもらわないといけないのなら，当人に電話をかけましょう．
返信を管理する
依頼を出してから，テキストファイルまたはxlsファイルを作ります．どなたから返信が来たかを管理するためのファイルです．
Excelのファイルを使う場合，名前，返信日，備考の3列があれば十分でしょう．返信ありをマルバツで書く項目なんてのは，いりません．返信日のマスに記載があればマル，なければバツ（まだ）と考えればいいのです．
返信が来たとき，内容に目を通し，「受け取りました．お忙しい中，ありがとうございました」といった記述でいいので手短に返信*3を送ってから，Excelファイルに追加します．
内容が不十分の場合は，「受け取りました．誠に申し訳ございませんが」として，やってもらうことを書かないといけないこともあります．期限ぎりぎりに到着したものに対しては，期限の再設定をすべきかもしれません．
添付ファイルが届いたら，ファイルが読めることを確認します．読めないほか，「添付します」と書かれているのに添付が見当たらないときには，要連絡ですね．内容がOKのときは，その人の名前を含むファイル名に変更し，それから，作業フォルダに移動します．
再アナウンスする
メールによる依頼で，提出率を高めるには，再アナウンスします．
1日以内でできる作業については，期限の前日または当日にするのが一般的です．送ったメールを引用して，「明日/本日までですので，よろしくお願いします」といった情報があれば，十分でしょう．
全員からの提出を必要とする場合には，未提出者だけに連絡をすると，効果的です．
結果を整理する
タイムリミットが過ぎ，もうどこからも連絡が来ないだろうとなったら，結果を整理します．
取りまとめ作業終了後に，依頼者に対して再度，返礼をするのもおすすめです．
後始末をする
「一つの仕事をやりとげたなあ」と感慨にふけるもよし，「次はあんな失敗をしないように」と決意するもよし．
なのですが，今後のこの種の仕事をするかもしれないので，一つだけ，小さな作業をしておきます．作業開始時に作ったフォルダ名を，終了したのが分かるような名前に変えるのです．
計画を立てる段階では「実施完了予定日-件名」としていましたが，終了時にはたとえばFinishedの頭文字をつけて「F実施完了予定日-件名」とするのはどうでしょうか*4．
そういう案件が増えてくると，実施中と実施後の区別が付きやすいですし，過去の作業を見直すのも容易となります．
定番表現
上述のと合わせて，私がよく使う依頼の定番表現を並べてみます．
- 〜 各位
- 〜の皆様
- 〜のみなさま
- よろしく．
- すまんが，よろしく．
- よろしくお願いします．
- よろしくお願いいたします．
- よろしくお願い申し上げます．
- お手数をおかけしますが，
- ご面倒をおかけしますが，
- ご足労ですが，
- 上記の経緯で
- 〜のため，皆様にお願いをする次第です．
- 以下の手順で
- 詳しい情報はWebで取得できるようにしております．以下のURLから，ご覧ください．
- 添付ファイルに記載の上，
- 署名・捺印の上，
- 恐れ入りますが，5月10日(月) 17:00までにご返答をお願いします．
- 5月10日(月)までにご連絡いただけると幸いです．
- 書面にてご提出のほどをお願いします．〜にメールボックスを用意しておりますので，そこへご投函ください．
- ご不明な点がございましたら，〜までお知らせください．
- 受け取りました．お忙しい中，ありがとうございました．
- ご連絡，ありがとうございます．誠に恐れ入りますが，ファイルが添付されておりませんでしたので，再度，ご送付をお願い申し上げます．
- ご連絡，ありがとうございます．誠に申し訳ございませんが，必須の〜の事項が空欄となっております．ここが未記載だと〜となり，頂戴したご回答が無効となってしまう可能性がございます．いま一度ご確認の上，再度，ご提出をお願い申し上げます．
- 4月30日にご相談させていただきました件，期限が明日でございます．まだの方は，ご連絡のほど，よろしくお願いいたします．すでにいただいた方には，重複のお知らせとなりますことを，お詫び申し上げます．
- おかげさまで，〜することができました．どうもありがとうございました．
まとめのアドバイス
- 全員の回答を得たければ，それに見合った労力が必要
- メールの依頼は便利．だけどメールにこだわらない
- 送ったら終わり，ではなく始まり．受け取ったら終わり，ではなく始まり
*1:「各位」が堅苦しければ，「の皆様」．
*2:さまざまな人がいて，一括で送るときには，使い方を，本文のあと（別ページなど）で書くか，使い方を記したWebページを参照してもらうのがいいでしょう．
*3:情報の分野では，ACK（アック）と言います．関連：http://d.hatena.ne.jp/takehikom/20100211/1265834784
*4:何らかの事情で最後まで至らなかったなら，Unfinishedということで「U実施完了予定日-件名」とでもしますかね．
