情報知識学会 年次大会の論文送付期限を，昨日としていました．
自分自身の分は，1限の講義の直前に送りました．指導学生の分は，夜11時過ぎに「ご猶予をお願いします」のメールを送りました．
日が替わったところで，昨日受け取った論文送付のメールを，一つ一つ，処理していきました．
要領はこんな感じで：
- メールを開く．
- 論文保存用のフォルダを作成する．
- メールの添付ファイルを，ドラッグ&ドロップ*1でフォルダに置く．
- 論文のファイルを開く．
- テキストエディタでチェック表を作成（テンプレートをコピー）する．
- ファイルに目を通して，チェック表に書き込む．
- 論文フォーマットは適切か
- 投稿原稿整理カードはあるか，適切に書いているか
- 「第22回年次大会予稿」を1ページ目左上に書いているか
- 題目変更があるか（公表済プログラムと照合）
- 著者変更があるか（同上）
- 著者の所属変更があるか（同上）
- ページ超過があるか
- カラーの画像や図表があるか
- メールの返信ボタンを押して，宛先などを変更*2してから，受領通知の文章を書く．
- 状況に応じて本文に追加情報を書く．
- 投稿原稿整理カードがない場合には作成・送付を
- ページ超過の場合は超過料金を当日受付でお支払い
- カラー印刷は別途料金がかかるので，特に希望しなければ，モノクロにして再送付を
- すぐには送付しない．受理通知メールを3つまで作成し，すみずみまで読み直してから，順に送信のボタンを押す．
「論文保存用のフォルダ」は，発表ごとに作ります．自分を例にとると，一般セッション3の2番目の発表なので，3-2-takehikom*3というフォルダ名になります．セッション番号とその中の発表位置を書くことで，受け取りの処理をひととおり終えたあと，フォルダ名の一覧から，どこから未提出なのかが容易に分かります．発表者名を書くことで，修正・追加のメールが来たときに，発表プログラムを見直すことなく，ファイルの格納先を知ることができます．
丑三つ時に，全体チェックです．発表ごとに，提出済／照会中／遅れる連絡あり／連絡なしのいずれかを確認して，メールを実行委員会宛に送りました．
数十件のメール受領チェックは，これまで，レポート課題で経験していました．初年度は時間をかけすぎたものの，2年目以降は，返信メッセージを定型化し，Rubyスクリプトを書いて自動送信していきました．
今回の学会対応は，個人的に初めての経験ですし，自動送信は失敗のリスクがあった*4ため，1件1件手作業としました．毎年やりたいとは思えない仕事でした．
