今週より，研究班ごとのミーティングを開始しました．
4年生のみなさんには，毎回，議事録を作成してもらいます．
作成の注意点を，ここにまとめておきます．
なぜ議事録を作るのか
- 修正がひととおり終わった議事録は，教員にとっては次回ミーティングの際に，どこまで今後の予定を進められたかをチェックする，重要な資料となります．研究室の知的財産にもなります．
- 学生にとっては，どの方面に力を入れてきて，ゴール（研究の完了）を意識しつつ，次回ミーティングまで何に優先して取り組めばいいかが分かる，羅針盤のような存在となります．
- ですので，「ミーティングで何と発言したか」よりも，「ミーティングまでに何をしたか」そして「解決すべきことは何か」を参加者の間で共有できるよう，文章にしましょう．
完成までの流れ
- 新規に作成して，各項目を過不足なく記載するというのも難しいので，前の年度の議事録でよさそうな内容を一つ，ダウンロードできるようにしています．
- 2回目以降の議事録作成は，前に自分が書いたものをもとにしてください．日付や参加者の変更漏れがありませんように．
- 議事録は，学生が作成したら完成，ではありません．教員あてにメールで送るか，共用のSubversionリポジトリにコミットしたという連絡をしてください．
- 最低1回は教員側でチェックをします．初期のころは指示を与えて書き直してもらいます．ときには教員が修正することもあります．*1
ミーティング時のちょっとした心がけ
- 議事録には，開始時刻と終了時刻を書きます．なので，ミーティングの開始と終了のときに，時計を見るのを忘れないように．なお，メモとしては1分単位でとっておき，議事録記載時には，5分単位くらいでかまいません．
- 重要な発言は，ぽんぽん出るものですので，スムーズに記録を取れるようにしましょう．
- ミーティング時は筆記用具を使用し，あとで整理して議事録(Word)化することを，おすすめします．
- 消しゴムを使わないのも，大切なことです．誤記は，線を引くようにします（意外とそういう書き間違いが，電子化するときに役立ちます．消しゴムで消す時間の手間を節約する，消し残りや消しカスなどで汚くなるのを防ぐ，といった実用的な理由もあります）．
- 発言の一字一句を書き取る必要はありません．議事録として取りまとめるのに必要な情報を，走り書きしましょう．
- 授業で先生のおっしゃる「大事なこと」に気づいてノートに書く習慣がある学生にとっては，難しくないと思います．
- そういう習慣がない人は，受講している授業，研究室全員が集まるゼミ，そのほか日常のシーンで，ノートまたは手帳を開き，書き付けていきましょう．
- 次回ミーティングの日時も，議事録に書きます．たいてい，ミーティング終了あたりで教員が設定します．もし，次回までの間に，班の誰かが発表（学会，某ゼミ，研究室全体ゼミなど）する場合は，人物名，日付と合わせて書きましょう．
レイアウト
- フォントは「MS 明朝」を基本としてください．ASCII文字は「Century」です．
- 議事録の上の方に書く，基本中の基本の項目は，「実施日時」「場所」「参加者」です．書いてから，何度もチェックしましょう．
- 実施日の後には曜日も添えてください．
- 「場所」はほぼ研究室内ですが，たまに学外に出て，意見をもらい，議事録にすることがあります．
- 参加者を書く際，議事録作成者は末尾に置き，「（記録）」を添えてください．
- 報告者ごとに，次の事項を書くようにしてください．
- 配付資料
- 進捗報告
- コメント，今後の予定
- 報告者ごとの記録には，箇条書きを活用してください．報告者名がレベル1，上記の3項目がレベル2です．レベル4まで深くなってかまいません．
- 教員と学生1人だけのミーティングの場合，報告者の名前は特定できるので，書かなくてかまいません．
- 配付資料がなければ，項目ごと取り除いてください．ある場合，資料タイトルだけを議事録に記載してください．
- 「プレゼン」ではなく「資料」ですので，文字装飾（色を着けるなど）はしないように．
書き方，表記
- 「ミーティングで何と発言したか」よりも，「ミーティングまでに何をしたか」そして「解決すべきことは何か」が分かるよう，文章にしましょう．
- OK: 「作業時間がどれだけ短縮できるか」で評価する
- NG: 何分から何分になるのか?
- ミーティング時に使っていた名称（特にソフトウェア名）が間違っていた場合は，議事録では正しい名称や表記にしてください．英字の大小にも注意してください．
- OK: NoSQL，NG: ＮＯＳＱＬ
- 数値情報は算用数字（アラビア数字），熟語は漢数字です．
- OK: 3行3列，NG: 三行三列
- OK: 一期一会，NG: 1期1会
- 「1部を印刷する」と「一部を印刷する*2」を間違えないように．
- 議事録の本文中に，教員の名前を書くときは，「先生」の敬称をつけてください．学生については，先輩であっても敬称なしとしてください．
- カッコ類を適切に使って，文章の中で「キーワードの強調」「構造化」を図ってください．もちろん，使いすぎてはいけません．
- 丸括弧に限り，ネストすなわち「丸括弧の中の丸括弧」となってもかまいません．どうしてもそうせざるを得ない箇所に限り，2重までにします．
- 補助名詞としての「物」「事」「毎」は，「もの」「こと」「ごと」に置き換えてください．
統一すること
- 以下については，議事録の文書全体で統一していれば，どれを使っても差し支えありません．
- 句読点: 「、。」「，。」「，．」
- 数字を日本語文字（全角）にするか英語と同じフォント（半角）にするか
- 補助名詞の「等」を，漢字にするかひらがなにするか
- 箇条書きの項目が文（言い切りの形）のとき，句点を書くか書かないか
「完成!」と思う前に
- 書いた議事録を，教員に連絡する前に，最低でも3回は読み直してください．次の項目を自分でチェックしてください．
- フォントや記号の不統一はないか?
- 実施日時・場所・参加者に間違いはないか?
- 教員や他の学生が違和感なく読めるか? 活用してもらえる，構成や情報になっているか?
- 文や実施内容それぞれについて，主語（実施者など）が明確か?*3
- 修正版も，修正箇所を含む項目は3回，そして全体は最低でも1回，読み直しましょう．
過去に書いた，議事録作成のアドバイス
- 2006年11月8日（議事録作成のアドバイス）
- 2008年6月13日（続・議事録作成のアドバイス(のメモ)）
- 2011年1月29日（型・形）
